وفر 200 دولار على العمالة بهذه الخدعة البسيطة

تكاليف العمالة يمكن أن تجعل الإصلاح أو التثبيت أكثر صعوبة في التخطيط. لقد رأيت العملاء يركزون على سعر الخدمة، ليجدوا أن الإعداد أو السفر أو العمل الإضافي قد غيّر التقدير النهائي. تساعد خطة العمل الواضحة على منع ذلك. قبل حجز الخدمة، أتحقق مما يلي: - ما هو العمل المتضمن - عدد الساعات التي قد تستغرقها الوظيفة - ما إذا كان يتم توفير الأدوات أو المواد - ما الذي يمكن أن يفرض رسومًا إضافية - ما إذا كان رصيد العمل بقيمة 200 دولار ينطبق على الخدمة المحددة على سبيل المثال، قد يتوقع العميل الذي يقوم بترتيب تركيب تركيبات منزلية زيارة بسيطة مدتها ساعة واحدة. بعد مراجعة المساحة، قد يجد الفني تركيبًا قديمًا أو وصولاً محدودًا أو أسلاكًا تحتاج إلى الاهتمام. يساعد النطاق المكتوب العميل على فهم العمل قبل أن يبدأ. يمكن تطبيق توفير العمالة عندما تستوفي الخدمة شروط العرض. قد يعتمد المبلغ الدقيق على نوع الوظيفة والموقع وتفاصيل الحجز وأي حد أدنى محدد للشراء. ويجب على العملاء مراجعة هذه الشروط قبل قبول التقدير. أفضّل إجراء عملية بسيطة: 1. قم بوصف العمل ومشاركة الصور عندما يكون ذلك ممكنًا. 2. اطلب تقديرًا مكتوبًا للعمل. 3. التأكد من ما يتضمنه التقدير. 4. التحقق من توفر عرض العمل للوظيفة. 5. الموافقة على العمل بعد مراجعة التكلفة المتوقعة. يمنحني هذا الأسلوب رؤية أوضح للسعر الإجمالي ويقلل من الارتباك أثناء الموعد. يجب أن يكون خصم العمالة سهل الفهم، مع عدم وجود وعد غير واضح أو إضافة رسوم دون إشعار.

غالبًا ما ترتفع تكاليف العمالة من خلال التسريبات الصغيرة: الإدخال المتكرر للبيانات، وعمليات التسليم غير الواضحة، والبحث الطويل عن الأدوات، وانتظار الموظفين للتعليمات. إن دفع أجور الناس مقابل عمل مفيد ليس هو المشكلة. الدفع مقابل التأخير الذي يمكن تجنبه هو. لقد وجدت طريقة واحدة بسيطة لاكتشاف هذه التسريبات: تتبع العمل، وليس الساعات فقط. عندما أطلب من فريق تسجيل كيفية تحرك كل مهمة من البداية إلى النهاية، يصبح من السهل رؤية الوقت الضائع. قد تستغرق المهمة التي تبدو وكأنها مهمة مدتها خمس دقائق عشرين دقيقة لأن الموظف يحتاج إلى البحث عن ملف أو طلب الموافقة أو تصحيح خطأ أو إدخال نفس المعلومات مرتين. إليك عملية عملية أستخدمها. 1. اختر مهمة واحدة متكررة لا تقم بمراجعة العمل بأكمله مرة واحدة. اختر مهمة تحدث كل يوم، مثل: - معالجة طلب - إعداد عرض أسعار للعميل - إعادة تخزين الإمدادات - جدولة المواعيد - إنشاء قائمة تسليم - الرد على أسئلة العملاء الشائعة أفضل نقطة بداية هي المهمة التي تتضمن عدة موظفين أو تؤدي إلى تأخيرات منتظمة. 2. سجل كل خطوة أطلب من الموظف أن يكتب ما يحدث من البداية إلى النهاية. يجب أن تتضمن القائمة إجراءات صغيرة، مثل فتح ملف، أو التحقق من السعر، أو انتظار الرد، أو طباعة نموذج، أو نقل المعلومات إلى نظام آخر. غالبًا ما يكشف هذا عن عمل لا يراه المديرون. على سبيل المثال، قد يقضي مقهى صغير وقتًا إضافيًا للموظفين في فحص المخزون في نقاط مختلفة خلال اليوم. يقوم شخص واحد بفحص الثلاجة، وآخر بفحص البضائع الجافة، ويقوم المدير لاحقًا بمراجعة نفس العناصر قبل تقديم الطلب. يمكن أن تؤدي ورقة المخزون المشتركة ووقت التحقق المتفق عليه إلى تقليل العمل المتكرر دون التأثير على جودة الخدمة. 3. حدد الخطوات التي لا تضيف أي قيمة للعميل بعض الخطوات ضرورية. ويوجد البعض الآخر لأن العملية نمت مع مرور الوقت. أبحث عن: - الإدخالات المكررة - الموافقات المتكررة - النسخ اليدوي - تعليمات غير واضحة - التقارير غير المستخدمة - انتظار الموافقة لفترة طويلة - الأدوات المخزنة بعيدًا عن منطقة العمل - أسئلة يمكن الإجابة عليها بدليل بسيط لا أقوم بإزالة خطوة لمجرد أنها تستغرق وقتًا. قد يؤدي فحص السلامة أو فحص الجودة أو مراجعة الدفع إلى حماية العمل. الهدف هو إزالة الجهد الذي يمكن تجنبه، وليس الضوابط المفيدة. 4. قم بإنشاء طريقة عمل واحدة واضحة بمجرد ظهور الخطوات غير الضرورية، أقوم بتحويل العملية المتبقية إلى دليل قصير. يجب أن يوضح الدليل الجيد ما يلي: - من يملك المهمة - ما هي المعلومات المطلوبة - الترتيب الذي تتبعه الخطوات - ما يجب فعله عند فقدان شيء ما - عند اكتمال المهمة غالبًا ما تعمل قائمة المراجعة المكونة من صفحة واحدة بشكل أفضل من الدليل الطويل. يمكن للموظفين استخدامه أثناء المهمة بدلاً من البحث في عدة مستندات. 5. اختبر التغيير مع الأشخاص الذين يقومون بالعمل أطلب من واحد أو اثنين من الموظفين استخدام العملية الجديدة لعدة دورات عمل. إن تعليقاتهم مهمة لأنهم يعرفون أين قد يفشل الدليل. قد يبدو النموذج بسيطًا بالنسبة للمدير ولكنه ينشئ كتابة إضافية للشخص الذي يستخدمه. قد يؤدي تخطيط التخزين الجديد إلى توفير وقت المشي لدور واحد وإنشاء تأخيرات لدور آخر. تساعد الاختبارات الصغيرة في العثور على هذه المشكلات قبل أن ينتشر التغيير عبر الفريق. 6. قياس الوقت والجودة معًا تكلفة العمالة ليست سوى جزء واحد من الصورة. أتتبع: - الوقت المستغرق في المهمة - عدد التصحيحات - شكاوى العملاء - المواعيد النهائية الفائتة - العمل الإضافي المرتبط بالمهمة - تعليقات الموظفين لنفترض أن عملية عرض الأسعار تستغرق 18 دقيقة قبل التغيير و12 دقيقة بعد التغيير. وهذا لا يثبت نجاح الطريقة الجديدة إذا ارتفعت الأخطاء من اثنين في الأسبوع إلى عشرة. التغيير المفيد يوفر الوقت مع الحفاظ على دقة العمل. 7. تدريب أكثر من شخص واحد إن العملية التي يفهمها موظف واحد فقط تؤدي إلى تكلفة مختلفة. عندما يغيب هذا الشخص، يقضي الموظفون الآخرون وقتًا في طرح الأسئلة أو انتظار المساعدة. أقوم بتدريب موظف احتياطي واحد على الأقل وأحتفظ بالدليل حيث يمكن للفريق الوصول إليه. كما أن التدريب المتقاطع يجعل الجدولة أسهل عندما يتغير الطلب. غالبًا ما تكون أفضل الأفكار لتوفير العمالة بسيطة: - وضع أدوات مشتركة بالقرب من منطقة العمل - استخدام قوالب للرسائل المتكررة - السماح للموظفين باتخاذ قرارات منخفضة المخاطر دون موافقة إضافية - الجمع بين الشيكات المكررة - تعيين مكان واحد للملفات الحالية - تجميع المهام المتشابهة معًا - مراجعة التوظيف وفقًا لطلب العملاء - إزالة التقارير التي لا يستخدمها أحد قد يحاول المدير تقليل تكاليف العمالة عن طريق مطالبة الأشخاص بالعمل بشكل أسرع. يمكن أن يؤدي هذا النهج إلى عمل متسرع، والمزيد من الأخطاء، وإرهاق الموظفين. أفضل إزالة الاحتكاك حول العمل. عندما يقضي الموظفون وقتًا أقل في الانتظار والبحث والتصحيح، قد يتعامل نفس الفريق مع المزيد من العمل المفيد دون تمديد يوم العمل. يمكن كتابة مراجعة بسيطة على صفحة واحدة: المهمة: معالجة طلبات العملاء الوقت الحالي: 22 دقيقة التأخيرات الرئيسية: إدخال مكرر وانتظار الموافقة تغيير العملية: نموذج طلب واحد ونقطة موافقة واحدة القياس المستهدف: الوقت ومعدل التصحيح ووقت استجابة العميل تاريخ المراجعة: بعد عدة دورات عمل عادية، الهدف ليس مطاردة أقل عدد من العمالة. والغرض منه هو جعل كل ساعة مدفوعة الأجر أكثر فائدة، وحماية جودة الخدمة، ومنح الموظفين عملية يمكنهم اتباعها مع قدر أقل من الارتباك. عندما أرى ارتفاع تكاليف العمالة، أنظر إلى الخطوات قبل أن أنظر إلى الناس. قد يكون الحفظ الأكثر عملية مخفيًا داخل مهمة متكررة لم يراجعها أحد لفترة طويلة.

يحاول العديد من الأشخاص كسب المزيد عندما تكون المشكلة الحقيقية هي تسرب الأموال من الاختيارات الصغيرة المتكررة. يمكن لعدد قليل من الاشتراكات غير المستخدمة والوجبات السريعة والرحلات الإضافية ومهام العمل غير المدفوعة أن تقلل الميزانية الشهرية بهدوء. أستخدم نهجًا بسيطًا: إزالة الهدر، وحماية وقتي، وإعطاء كل دولار يتم توفيره هدفًا واضحًا. في نموذج واحد للخطة الشهرية، يمكن أن يصل مجموع هذه التغييرات إلى حوالي 200 دولار. سيعتمد المبلغ المحدد على عاداتك وموقعك وفواتيرك. ### 1. تتبع الإنفاق لمدة سبعة أيام، أبدأ بشيك إنفاق قصير. لمدة أسبوع واحد، أقوم بتسجيل كل دفعة، بما في ذلك القهوة، ورسوم التوصيل، واشتراكات التطبيقات، ومواقف السيارات، والمشتريات الصغيرة عبر الإنترنت. أنا لا أعتمد على الذاكرة. قد تبدو عملية الشراء بقيمة 6 دولارات بسيطة، ولكن خمس دفعات مماثلة يمكن أن تصبح 30 دولارًا. قد تتطلب بعض الرسوم المتكررة من الميزانية أكثر من عملية شراء واحدة كبيرة. أقسم كل حساب إلى ثلاث مجموعات: - مطلوب - مفيد - سهل الإزالة. وهذا يعطيني صورة واضحة دون إجبار كل عملية شراء على قاعدة صارمة. ### 2. مراجعة الرسوم المتكررة من السهل نسيان الاشتراكات لأن الدفع يتم في الخلفية. أتحقق من كشف حسابي البنكي وأدرج كل الرسوم المتكررة. قد يبدو نموذج المراجعة كما يلي: - خدمة البث: 15 دولارًا - تطبيق اللياقة البدنية: 12 دولارًا - ترقية التخزين السحابي: 10 دولارات - عضوية التسليم الشهرية: 10 دولارات إذا قمت بإزالة الخدمات التي نادرًا ما أستخدمها أو إيقافها مؤقتًا، فقد يتراوح الفرق الشهري بين 20 دولارًا و50 دولارًا. أحتفظ بالخدمات التي تدعم عملي أو صحتي أو احتياجاتي اليومية. أنا أتساءل عن الباقي. الاختبار المفيد بسيط: هل استخدمت هذه الخدمة خلال الثلاثين يومًا الماضية؟ إذا كانت الإجابة لا، أتوقف مؤقتًا وأتحقق مرة أخرى لاحقًا. ### 3. استبدل الوجبات السريعة بخطة صغيرة غالبًا ما يرتفع الإنفاق على الطعام عندما أتخذ قرارات وأنا متعب أو مشغول. لا أحتاج إلى جدول وجبات معقد. أختار ثلاث وجبات سهلة لأسبوع العمل وأقوم بإعداد بعض العناصر الأساسية مسبقًا. على سبيل المثال: - الأرز والخضار والبيض - المعكرونة مع الخضار والدجاج - الحساء والخبز والفاكهة إذا قمت باستبدال طلبي توصيل كل أسبوع، فقد يصل الفرق إلى 60 دولارًا أو أكثر في الشهر. تتغير النتيجة بناءً على الأسعار المحلية وأحجام الوجبات، لذلك أتعامل معها على أنها توفير محتمل وليس وعدًا. ما زلت أترك مساحة لتناول وجبة أستمتع بها. عادة ما يصبح من الصعب اتباع الخطة التي تبدو صارمة للغاية. ### 4. تقليل الوقت الضائع أثناء العمل إن توفير المال ليس سوى جزء من الهدف. أريد أيضًا إنهاء المهام الروتينية بأقل قدر من الوقت الضائع. أقوم بتجميع المهام المتشابهة معًا: - الرد على الرسائل في نقاط محددة - الاحتفاظ بالملفات المشتركة في مجلد واحد - استخدام النماذج لرسائل البريد الإلكتروني المتكررة - كتابة أهم ثلاث مهام للغد قبل إنهاء العمل أتجنب التحقق من الرسائل كل بضع دقائق. هذه العادة تلفت انتباهي وتجعل العمل البسيط يستغرق وقتًا أطول. على سبيل المثال، قضيت وقتًا طويلاً في الصباح في التبديل بين البريد الإلكتروني وجداول البيانات ورسائل الدردشة. بعد تجميع تلك المهام، أصبح لدي كتلة أطول للعمل المركّز. التغيير لا يتطلب برامج مدفوعة. لقد تطلب الأمر روتينًا أكثر وضوحًا. ### 5. التحقق من تكاليف السفر والراحة يمكن أن تؤدي خيارات السفر الصغيرة إلى خلق فجوة شهرية كبيرة. أقوم بمقارنة تكاليف الوقود ومواقف السيارات والنقل العام وتكاليف الركوب خلال الأسبوع العادي. قد تتضمن الخطة العملية ما يلي: - الجمع بين مهمتين في رحلة واحدة - المشي لمسافات قصيرة عندما يكون ذلك مناسبًا - استخدام وسائل النقل العام للطرق العادية - مشاركة رحلة مع زميل عندما تتطابق الجداول الزمنية - اختيار متجر قريب للمواد الأساسية إذا أدت هذه التغييرات إلى تقليل تكاليف النقل بمقدار 30 دولارًا إلى 70 دولارًا شهريًا، فيمكن أن يبقى هذا المال في ميزانية الأسرة. السلامة والراحة لا تزال مهمة. لا أقوم بتخفيض التكلفة عندما يخلق الخيار مشكلة خطيرة فيما يتعلق باحتياجات العمل أو الصحة أو الأسرة. ### 6. امنح المال المدخر وظيفة المال الذي ليس له غرض واضح يميل إلى الاختفاء. أقوم بنقل المبلغ الذي أدخره إلى حساب منفصل أو أصنفه ضمن ميزانيتي. قد أستخدمها من أجل: - فاتورة مستحقة لاحقًا - صندوق الإصلاح - سداد دين صغير - عملية شراء مخططة - احتياطي نقدي إليك عينة من التوزيع الشهري: - الاشتراكات غير المستخدمة: 35 دولارًا - وجبات توصيل أقل: 60 دولارًا - تكاليف سفر أقل: 45 دولارًا - مشتريات دافعة أقل: 30 دولارًا - تخطيط أفضل للأدوات المنزلية: 30 دولارًا إجمالي الفرق المحتمل: 200 دولار. هذا مثال، وليس نتيجة سيحصل عليها كل شخص. تأتي القيمة من التحقق من أرقامك واختيار التغييرات التي يمكنك الحفاظ عليها. العمل بشكل أكثر ذكاءً لا يعني ملء كل ساعة بالمهام. ويعني اتخاذ عدد أقل من القرارات المتكررة، وحماية الاهتمام، وتقليل الإنفاق الذي لا يدعم احتياجاتك. عندما أقوم بمراجعة عاداتي كل شهر، يصبح من الأسهل رؤية التعديلات الصغيرة، ويكون للأموال التي أحتفظ بها غرض واضح.

تكاليف العمالة يمكن أن ترتفع بهدوء. يتراكم العمل الإضافي، وتؤدي المهام اليدوية البطيئة إلى إبعاد الموظفين عن عمل العملاء، كما أن الجداول الزمنية غير الواضحة تترك بعض الورديات مثقلة بالموظفين بينما تقصر بعضها الآخر. لقد رأيت الشركات الصغيرة تستجيب عن طريق خفض ساعات العمل أو تقليل عدد الموظفين في وقت مبكر جدًا. قد تؤدي هذه الخطوة إلى خفض الرواتب لفترة قصيرة، ولكنها يمكن أن تؤدي أيضًا إلى أوقات انتظار أطول، وانخفاض جودة الخدمة، والمزيد من الضغط على الفريق المتبقي. الطريق الأفضل يبدأ بالعمل نفسه. ### 1. تتبع أين تذهب الساعات المدفوعة لمدة أسبوع واحد، أود أن أسجل: - الساعات المستغرقة في العمل الذي يواجه العملاء - الوقت المستخدم لإدخال البيانات - العمل الإضافي من قبل الموظف والقسم - التصحيحات المتكررة - فترات الخمول بين المهام - الوقت المستغرق في البحث عن الملفات أو المخزون أو التعليمات. الهدف ليس مراقبة الأشخاص بطريقة قاسية. الهدف هو معرفة أين تدفع الشركة مقابل العمل الذي يمكن تبسيطه. قد يجد متجر بيع بالتجزئة صغيرًا أن الموظفين يقضون عدة ساعات كل أسبوع في فحص المخزون يدويًا. قد تكتشف شركة الخدمات أن الموظفين يقومون بإدخال نفس تفاصيل العميل في ثلاثة أنظمة مختلفة. تخلق هذه الأنماط تكاليف العمالة دون إضافة الكثير من القيمة. ### 2. مطابقة الجداول الزمنية مع الطلب تقوم العديد من الفرق ببناء الجداول الزمنية بناءً على العادة. قد يقوم المتجر بتعيين نفس العدد من العمال لكل يوم من أيام الأسبوع، على الرغم من أن حركة العملاء تتغير حسب الساعة. أود مقارنة مستويات التوظيف مع: - المبيعات بالساعة - زيارات العملاء - حجم الهاتف أو الدردشة - أوقات التسليم - الطلب الموسمي - توفر الموظفين، وهذا يمنح المديرين رؤية أوضح للوقت الذي تكون فيه هناك حاجة إلى مزيد من المساعدة ومتى يمكن لفريق أصغر التعامل مع عبء العمل. على سبيل المثال، قد يحتاج المقهى إلى أربعة موظفين خلال فترة الذروة الصباحية، ولكن يحتاج إلى اثنين فقط خلال فترة ما بعد الظهر الهادئة. يمكن أن يؤدي تعديل الجدول الزمني حسب الطلب إلى تقليل الساعات المدفوعة غير الضرورية دون قطع الخدمة أثناء فترات الانشغال. التواصل الواضح مهم هنا. يجب أن يعرف الموظفون كيفية وضع الجداول الزمنية وأن يتلقوا إشعارًا معقولاً عند تغيير المناوبات. ### 3. إزالة العمل اليدوي المتكرر تأتي بعض تكاليف العمالة من المهام التي يسهل تكرارها ولكن يصعب إدارتها على نطاق واسع. تشمل الأمثلة الشائعة ما يلي: - نسخ تفاصيل الطلب إلى جداول البيانات - إرسال نفس تذكيرات المواعيد - إنشاء الفواتير الأساسية - فرز الطلبات الواردة - تحديث سجلات المخزون - إعداد التقارير الروتينية أود أن أدرج هذه المهام وأضع علامة على المهام التي تتبع نفس النمط في كل مرة. قد تؤدي البرامج أو القوالب أو اتصالات النظام البسيطة إلى تقليل حجم العمل اليدوي. هذا لا يعني استبدال كل مهمة بالبرمجيات. يجب أن توفر الأداة الوقت دون جعل العملية أكثر صعوبة للموظفين أو العملاء. إذا كان النظام الجديد يتطلب تدريبًا طويلًا وتصحيحات متكررة، فقد لا تظهر المدخرات المتوقعة. ### 4. تحسين التدريب قبل إضافة المزيد من الموظفين عندما لا يكون الموظفون متأكدين من كيفية إكمال مهمة ما، فإنهم غالبًا ما يطلبون المساعدة أو يكررون العمل أو يمررون المشكلة إلى المدير. وهذا يخلق تكاليف العمالة الخفية. أفضل أدلة التدريب القصيرة التي توضح: 1. ما هي المهمة 2. ما هي الخطوات التي يجب اتباعها 3. ما الأخطاء التي يجب تجنبها 4. من يتعامل مع الحالات غير العادية 5. عند اكتمال المهمة، كان لدى شركة التوصيل التي عملت معها العديد من الموظفين الذين يقومون بفحص الطلبات بطرق مختلفة. استخدم البعض الملاحظات الورقية، بينما استخدم البعض الآخر ملفًا مشتركًا. أنشأت الشركة قائمة مرجعية بسيطة وقامت بتدريب الفريق عليها. احتاج عدد أقل من الطلبات إلى التصحيح، وقضى المشرفون وقتًا أقل في مراجعة العمل الأساسي. ### 5. تقليل الاجتماعات غير الضرورية يمكن أن تدعم الاجتماعات العمل الجماعي، ولكن التحديثات الروتينية لا تحتاج دائمًا إلى مجموعة كاملة. قبل تحديد موعد للاجتماع أسأل: - هل هذا الأمر يحتاج إلى نقاش؟ - هل يجب على كل شخص الحضور؟ - هل يمكن لتحديث مكتوب قصير التعامل معه؟ - هل هناك قرار واضح يجب اتخاذه؟ اجتماع مدته 30 دقيقة مع ثمانية موظفين يستخدم أربع ساعات مدفوعة الأجر. تكرار هذا الاجتماع كل أسبوع يخلق تكلفة كبيرة على مدار عام. يمكن للاجتماعات الأقصر والمجموعات الأصغر وجداول الأعمال الواضحة أن تحمي الوقت والتواصل. ### 6. قم بمراجعة العمل الإضافي بعناية قد يشير العمل الإضافي إلى وجود فجوة في التوظيف، أو سوء التخطيط، أو تأخير الموافقات، أو عملية تستغرق وقتًا أطول من المتوقع. سأقوم بمراجعة العمل الإضافي حسب السبب بدلاً من النظر فقط إلى المبلغ الإجمالي. إذا عمل أحد الموظفين متأخرًا بسبب تعيين تقرير دائمًا في نهاية اليوم، فقد يؤدي نقل المهمة مبكرًا إلى حل المشكلة. إذا كان العمل الإضافي يأتي من الغياب المتكرر، فإن التدريب المتبادل قد يمنح المديرين المزيد من الخيارات. الهدف ليس الضغط على الموظفين للقيام بعمل غير مدفوع الأجر. يجب تسجيل جميع الساعات ودفع ثمنها وفقًا للمتطلبات المحلية. ### 7. قياس الخدمة، وليس كشوف المرتبات وحدها، لا تساعد تكاليف العمالة المنخفضة إذا انتظر العملاء لفترة أطول، أو زادت الأخطاء، أو غادر الموظفون. أود أن أتتبع تكاليف العمالة جنبًا إلى جنب مع: - وقت استجابة العميل - دقة الطلب - معدل دوران الموظفين - ساعات العمل الإضافية - شكاوى العملاء - الإيرادات لكل ساعة مدفوعة الأجر، وهذا يخلق رؤية أكثر توازناً. قد يؤدي تغيير التوظيف إلى تقليل الرواتب مع الإضرار بالخدمة. قد يؤدي تغيير آخر إلى الحفاظ على ثبات كشوف المرتبات ولكنه يسمح للفريق بالتعامل مع المزيد من العمل بأخطاء أقل. يعمل التحكم في تكلفة العمالة بشكل أفضل عندما يزيل الجهد الضائع ويحسن التخطيط ويمنح الموظفين أدوات أكثر وضوحًا. سأبدأ بقسم واحد، وأقيس النتيجة، وأعدل العملية قبل توسيعها. غالبًا ما تأتي أقوى التوفيرات من التغييرات الصغيرة المتكررة في جميع أنحاء الشركة: جدول زمني أكثر تنظيمًا، وقائمة مرجعية مشتركة واحدة، وعدد أقل من الإدخالات المكررة، واستخدام أفضل لساعات الهدوء. يمكن لهذا النهج أن يحمي جودة الخدمة بينما يساعد الشركة على إنفاق ميزانية العمل الخاصة بها بمزيد من العناية.

إن توفير المزيد لا يتطلب دائمًا ميزانية صارمة أو تغييرًا كبيرًا في نمط الحياة. كنت أعتقد أنني بحاجة إلى تتبع كل عملية شراء صغيرة، ولكن هذا النهج أصبح متعبا. كان من السهل إنفاق الأموال المتبقية في حسابي قبل أن تتاح لي الفرصة لادخارها. لقد ساعدني تغيير بسيط في بناء عادة أفضل: لقد قمت بنقل مبلغ صغير إلى حساب توفير منفصل في يوم الدفع. تم وضع المال جانبًا قبل أن أستخدمه في الطعام أو النقل أو التسوق أو الفواتير. لم أعتمد على قوة الإرادة كل يوم. حدث الادخار كجزء من روتيني المصرفي العادي. وإليك كيفية إعداده: 1. لقد تحققت من دخلي الشهري وفواتيري العادية. 2. لقد اخترت المبلغ الذي شعرت أنه يمكن التحكم فيه. يمكن أن يكون 20 دولارًا أو 50 دولارًا أو أي مبلغ آخر يناسب الميزانية. 3. قمت بفتح حساب توفير منفصل، بعيدًا عن حساب الإنفاق اليومي. 4. لقد حددت موعدًا للتحويل التلقائي لليوم التالي ليوم الدفع. 5. راجعت التحويل بعد شهر وغيرت المبلغ إذا كان يسبب ضغطا. الحساب المنفصل مهم لأن الأموال التي تبقى في حساب الإنفاق يمكن أن تبدو متاحة. عندما نقلت جزءًا منه بعيدًا، أصبح لدي رؤية أوضح لما يمكنني استخدامه بالفعل. على سبيل المثال، يؤدي توفير 40 دولارًا أمريكيًا كل شهر إلى إضافة ما يصل إلى 480 دولارًا أمريكيًا على مدار عام، قبل أي فائدة. يمكن للشخص ذو الدخل غير المنتظم أن يستخدم مبلغًا أقل خلال الأشهر الأبطأ ومبلغًا أكبر عندما يكون الدخل أعلى. يمكن أن تظل هذه العادة قائمة دون فرض نفس الدفعة كل شهر. إحدى العائلات التي أعرفها استخدمت هذه الطريقة للتحضير لتكاليف السيارة السنوية. قاموا بتحويل 30 دولارًا بعد كل يوم دفع إلى حساب منفصل. وعندما وصلت فواتير التأمين والصيانة، كان لديهم أموال جانبًا بدلاً من وضع التكلفة الكاملة على بطاقة الائتمان. يحتاج النظام أيضًا إلى فحص السلامة. أحتفظ بما يكفي من المال في حسابي الرئيسي لتغطية تكاليف الإيجار والمرافق والبقالة والنقل وغيرها من النفقات الثابتة. أتحقق من مبلغ التحويل عندما يتغير دخلي أو فواتيري. إذا أدى الدفع التلقائي إلى إنشاء رسوم سحب على المكشوف أو جعل النفقات اليومية صعبة، فهذا يعني أن المبلغ مرتفع للغاية ويجب تعديله. الهدف ليس توفير مبلغ كبير دفعة واحدة. الهدف هو جعل الادخار جزءًا من روتين الدفع. يمكن أن يؤدي التحويل التلقائي الصغير إلى تقليل عدد قرارات الإنفاق التي أتخذها خلال الشهر ويمنح كل فترة دفع غرضًا واضحًا. أقوم بالادخار بشكل أكثر اتساقًا عندما يتحرك المال قبل أن أبدأ في إنفاقه. يمكن لحساب منفصل ومبلغ مناسب وتحويل منتظم أن يحول الادخار من الخطة إلى عادة عادية.

تضيع العديد من الشركات الصغيرة ساعات طويلة بسبب المهام التي تبدو بسيطة للغاية بحيث لا يمكن إصلاحها: مثل الإجابة على نفس الأسئلة، وإرسال التذكيرات، ونسخ تفاصيل العميل، والتحقق من وصول الدفعة. اعتدت أن أتعامل مع هذه المهام كجزء من الوظيفة. ثم قمت بتتبعهم لمدة أسبوع واحد. بضع دقائق هنا وهناك أصبحت عدة ساعات. لم يكن العمل صعبًا، لكنه ظل يبعدني عن العملاء والمشاريع المدفوعة الأجر. يمكن لسير عمل بسيط بقيمة 200 دولار أن يقلل هذا الضغط. ولا يحل محل الناس. فهو يمنحهم عددًا أقل من المهام المتكررة لإدارتها. ### الخطوة 1: تتبع العمل المتكرر لمدة خمسة أيام عمل، قم بتدوين كل مهمة تظهر أكثر من مرة. قد تجد إدخالات مثل: - الرد على أسئلة الحجز - إرسال تذكيرات بالمواعيد - إنشاء نفس الفاتورة - تحديث جدول بيانات العميل - التحقق من حالة الطلب - مشاركة نفس تعليمات التسليم - مطالبة الموظفين بتأكيد العمل المكتمل لا تخمن أين يذهب الوقت. قم بتسجيله. قد تكتشف شركة تنظيف صغيرة أن المالك يقضي 30 دقيقة كل صباح في تأكيد المواعيد. يمكن لنموذج الحجز البسيط والتذكير التلقائي التعامل مع الكثير من هذا الروتين. ### الخطوة 2: اختر مهمة واحدة بنمط واضح أفضل مهمة لتحسينها لها ثلاث ميزات: - يحدث ذلك كثيرًا - تظل الخطوات كما هي في الغالب - الخطأ يخلق عملاً إضافيًا تعتبر متابعة العملاء مثالًا جيدًا. إذا تلقى كل استفسار جديد نفس تفاصيل الخدمة والنطاق السعري ورابط الحجز، فإن البريد الإلكتروني المحفوظ أو الاستجابة للنموذج يمكن أن تقلل من الكتابة. الهدف ليس أتمتة كل شيء. الهدف هو إزالة كتلة واحدة متكررة من العمل. ### الخطوة 3: إنشاء سير عمل أساسي يمكن أن يكون سير العمل المفيد بسيطًا: 1. يقوم العميل بملء نموذج. 2. أدخل التفاصيل في جدول بيانات. 3. يتلقى العميل إجابة واضحة. 4. يتلقى الفريق إشعارًا بالمهمة. 5. يتم إرسال تذكير قبل الموعد. 6. يتم وضع علامة على المهمة المكتملة في مكان واحد مشترك. قد يستخدم هذا الإعداد الأدوات المتوفرة لديك بالفعل، مثل البريد الإلكتروني وجداول بيانات Google والتقويم والنموذج عبر الإنترنت. يمكن أن يغطي جزء صغير من الميزانية خطة مدفوعة أو مساعدة في الإعداد عند الحاجة. تحقق من الأسعار الحالية قبل اختيار أي خدمة. يمكن أن تتغير الخطط والحدود والميزات. ### الخطوة 4: إضافة تعليمات للأشخاص تعمل الأتمتة بشكل أفضل عندما يعرف الموظفون ما يجب عليهم فعله عندما يقع شيء ما خارج نطاق العملية العادية. قم بإنشاء دليل قصير يحتوي على: - الغرض من سير العمل - الشخص المسؤول عن كل خطوة - المعلومات التي يجب التحقق منها - الإجراء الذي يجب اتخاذه عند فقدان التفاصيل - المكان الذي يتم فيه تسجيل العمل المكتمل حافظ على اللغة مباشرة. على سبيل المثال: "تحقق من التاريخ المفضل للعميل. إذا لم يتم إدراج أي تاريخ، فأرسل الرد القياسي وقم بوضع علامة على الاستفسار على أنه في انتظار المعلومات." يمكن للتعليمات الواضحة أن تمنع النظام الجديد من خلق مصدر جديد للارتباك. ### الخطوة 5: قم بمراجعة النتيجة بعد أسبوعين انظر إلى ثلاثة أرقام بسيطة: - كم ساعة استخدمت المهمة قبل التغيير - كم ساعة تستخدمها الآن - كم عدد الأخطاء أو الردود الفائتة التي حدثت قد تجد أن توفير الوقت أقل من المتوقع. لا يزال هذا يوفر لك معلومات مفيدة. قد يحتاج سير العمل إلى خطوات أقل، أو رسالة أكثر وضوحًا، أو شخصًا مختلفًا مسؤولاً عن المهمة. استخدم أحد فرق البيع بالتجزئة الصغيرة ورقة طلب مشتركة لاستبدال الرسائل المتفرقة. ولم يقم الفريق بإزالة كل إجراء يدوي. لقد توقفوا عن طرح نفس أسئلة الحالة في العديد من سلاسل الدردشة. وقد أدى هذا التغيير إلى تسهيل متابعة العمل وتقليل فرصة تجاهل الطلب. الـ 200 دولار ليست السر في حد ذاتها. والجزء المفيد هو إنفاقها على مشكلة واضحة بدلاً من شراء أداة أخرى بدون خطة. ابدأ بمهمة واحدة متكررة. سجل العملية. قم بإزالة الخطوات غير الضرورية. إعطاء الناس تعليمات واضحة. التحقق من النتيجة بالأرقام الفعلية. يمكن لهذا النهج توفير وقت العمل دون إجراء تغيير كبير في العمل. اتصل بنا على Huang Weiming: 1652072234@qq.com/WhatsApp +8613375715153.

المراجع إدارة الأعمال الصغيرة في الولايات المتحدة، 2023، إدارة التدفق النقدي وتكاليف التشغيل منظمة العمل الدولية، 2020، العمل من المنزل أثناء جائحة كوفيد-19 معهد ماكينزي العالمي، 2017، الوظائف المفقودة والوظائف المكتسبة وتحولات القوى العاملة في وقت الأتمتة Harvard Business Review، 2020، كيفية تحسين إنتاجية الفريق دون زيادة عبء العمل مكتب الحماية المالية للمستهلك، 2022، بناء المدخرات وإدارة الأسرة النفقات مايكروسوفت، 2023، التقرير السنوي لمؤشر اتجاهات العمل: هل سيصلح الذكاء الاصطناعي العمل؟